Det är alltid informationens karaktär som avgör vilket verktyg du kan använda – inte uppgiftens art. Börja med att ta reda på vad materialet innehåller, sedan väljer du verktyg utifrån det.
1 – Öppen information
Information som redan är publicerad eller som utan problem kan delas externt.
Information som redan är publicerad eller som utan problem kan delas externt.
- Publicerade rapporter
- Webbsidor
- Allmänna texter
- Pressmeddelanden
- Öppna styrdokument
- Sammanfatta text
- Skapa förslag på rubriker
- Skriva om text till enklare språk
- Ta fram idéer och dispositioner
Här kan flera AI-verktyg vara möjliga att använda, men kontrollera alltid svaret mot originalkällan.
2 – Intern information
Information som hör till organisationens interna arbete men som inte innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller skyddsvärda uppgifter.
Information som hör till organisationens interna arbete men som inte innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller skyddsvärda uppgifter.
- Interna arbetsutkast
- Allmänna mötesanteckningar
- Planeringsmaterial
- Utbildningsmaterial
- Processbeskrivningar
- Strukturera text
- Skapa sammanfattningar
- Ta fram diskussionsfrågor
- Bearbeta språk och ton
Använd i första hand organisationens rekommenderade eller godkända AI-verktyg. Kontrollera alltid vad som gäller lokalt innan information läggs in.
3 – Känslig eller skyddsvärd information
Information som kan vara känslig, skyddsvärd eller olämplig att sprida utanför rätt sammanhang.
Information som kan vara känslig, skyddsvärd eller olämplig att sprida utanför rätt sammanhang.
- Personuppgifter
- Fritextsvar som kan identifiera personer
- Interna bedömningar
- Ej publicerade beslutsunderlag
- Information om verksamhetens sårbarheter
AI ska bara användas om det finns ett godkänt arbetssätt, rätt verktyg och en tydlig bedömning av att det är lämpligt.
Var försiktig. Fråga chef, informationssäkerhetsansvarig, dataskyddsombud eller digitaliseringsansvarig om du är osäker.
4 – Information som inte ska läggas in
Viss information ska inte klistras in i AI-verktyg, oavsett vilket verktyg det handlar om.
Viss information ska inte klistras in i AI-verktyg, oavsett vilket verktyg det handlar om.
- Sekretessbelagd information
- Känsliga personuppgifter
- Individärenden
- Lösenord och API-nycklar
- Inloggningsuppgifter
- Pågående personalärenden
- Uppgifter om enskilda invånare, elever, brukare, patienter eller medarbetare
Använd inte AI-verktyget för detta. Gör en bedömning och använd ordinarie arbetssätt.
Tre frågor innan du använder AI
- 1 Innehåller materialet personuppgifter?
- 2 Skulle informationen kunna skada någon om den hamnade fel?
- 3 Är jag säker på att verktyget är godkänt för den här typen av information?
Om svaret är ja på någon fråga – eller om du är osäker – ska du inte gå vidare utan att först kontrollera vad som gäller.
Vilket verktyg passar bäst?
Svara på några frågor och få en enkel vägledning. Resultatet är inte ett formellt beslut, utan ett stöd för att tänka rätt innan du väljer AI-verktyg.
Kom ihåg
AI kan vara ett bra stöd, men du ansvarar alltid för hur information används, delas och kontrolleras. AI ska inte ersätta professionell bedömning, ansvar eller beslut.