Det är alltid informationens karaktär som avgör vilket verktyg du kan använda – inte uppgiftens art. Börja med att ta reda på vad materialet innehåller, sedan väljer du verktyg utifrån det.
1 – Öppen information
Information som redan är publicerad eller som utan problem kan delas externt.
Information som redan är publicerad eller som utan problem kan delas externt.
- Publicerade rapporter
- Webbsidor
- Allmänna texter
- Pressmeddelanden
- Öppna styrdokument
- Sammanfatta offentlig text
- Skapa förslag på rubriker
- Skriva om text till enklare språk
- Faktasöka för inspiration
Använd i första hand kommunens verktyg (Intric eller Copilot Chat). Testanvändning av privata verktyg (t.ex. ChatGPT) är tillåten, men var noga med att informationen är 100 % offentlig.
2 – Intern information
Information som hör till organisationens interna arbete men som inte innehåller sekretess, känsliga personuppgifter eller skyddsvärda uppgifter.
Information som hör till organisationens interna arbete men som inte innehåller sekretess, känsliga personuppgifter eller skyddsvärda uppgifter.
Exempel: Interna arbetsutkast, allmänna mötesanteckningar, planeringsmaterial och processbeskrivningar.
- Sammanfatta möten och anteckningar från Teams
- Hitta och strukturera information i dina egna Office-dokument
- Skriva utkast till interna mejl eller chattar
- Snabbt få hjälp i din vanliga kontorsvardag
- Ladda upp och analysera stora, komplexa verksamhetsdokument
- Skapa skräddarsydda "assistenter" för din avdelning
- Jämföra data med hög precision (flera språkmodeller)
- Generera material utifrån kommununika underlag
Viktigt: Du får uteslutande använda Intric eller Copilot Chat för denna typ av information. Privata verktyg och gratiskonton (som vanliga ChatGPT eller Gemini) är strikt förbjudna då kommunens interna data riskerar att användas för att träna kommersiella modeller.
3 – Känslig eller skyddsvärd information
Information som kan vara känslig, skyddsvärd eller olämplig att sprida utanför rätt sammanhang.
Information som kan vara känslig, skyddsvärd eller olämplig att sprida utanför rätt sammanhang.
- Personuppgifter (även allmänna)
- Fritextsvar som kan identifiera personer
- Interna bedömningar och riskanalyser
- Ej publicerade beslutsunderlag
AI ska bara användas om det finns ett godkänt arbetssätt, rätt verktyg och en tydlig bedömning av att det är lämpligt.
Standardverktyg får inte användas. Fråga chef, informationssäkerhetsansvarig, dataskyddsombud eller digitaliseringsansvarig innan du agerar. Ofta krävs särskilt avskärmade system.
4 – Information som inte ska läggas in
Viss information ska inte klistras in i AI-verktyg alls, oavsett vilket verktyg det handlar om.
Viss information ska inte klistras in i AI-verktyg alls, oavsett vilket verktyg det handlar om.
- Sekretessbelagd information
- Känsliga personuppgifter (t.ex. hälsodata, lagöverträdelser)
- Socialtjänstärenden & Individärenden
- Lösenord och API-nycklar
- Inloggningsuppgifter
- Pågående personalärenden
Inga AI-verktyg får användas. Använd ordinarie arbetssätt och manuell hantering.
Tre frågor innan du använder AI
- 1. Innehåller materialet personuppgifter?
- 2. Skulle informationen kunna skada kommunen eller individen om den hamnade fel?
- 3. Är jag säker på att verktyget är godkänt för den här typen av information?
Om svaret är ja på fråga 1 eller 2, eller nej/osäker på fråga 3 – ska du inte gå vidare utan att först kontrollera vad som gäller.
Vilket verktyg passar bäst?
Svara på några frågor och få en enkel vägledning. Resultatet är inte ett formellt beslut, utan ett stöd för att tänka rätt innan du väljer AI-verktyg.
Kom ihåg
AI kan vara ett bra stöd, men du ansvarar alltid för hur information används, delas och kontrolleras. AI ska inte ersätta professionell bedömning, ansvar eller beslut.