Tjorust kommun uppmuntrar till AI-användning som stödjer ditt arbete – men det är viktigt att veta var gränserna går. Den här guiden ger dig ett tydligt svar på vad som är okej, vad som kräver extra omdöme och vad du aldrig ska göra.
OK att använda
Dessa användningsområden är generellt godkända för kommunens medarbetare.
Formulera och förbättra texter
Mejl, kallelser, mötesanteckningar och sammanfattningar – AI kan hjälpa dig skriva tydligare och snabbare.
Brainstorma idéer och lösningar
Generera förslag, testa perspektiv och få inspiration till projekt och utmaningar i arbetet.
Lära dig och förstå mer
Få förklaringar på komplexa ämnen, sammanfattningar av artiklar eller stöd att sätta dig in i nytt material.
Söka information och omvärld
Ställ frågor, jämför alternativ och undersök hur andra kommuner eller aktörer hanterar liknande frågor.
Strukturera presentationer och rapporter
Låt AI hjälpa dig disponera innehåll, skapa rubriker eller ta fram en röd tråd i ett dokument.
Översätta och tolka text
Översätt texter eller förklara innehåll – förutsatt att texten inte innehåller känslig eller sekretessbelagd information.
Tänk till
Möjligt att använda, men kräver omdöme. Anonymisera alltid känsliga uppgifter och granska resultatet noggrant.
Interna dokument och underlag
Du kan använda AI för att formulera interna texter – men ta bort namn, personnummer och känsliga detaljer innan du klistrar in text.
Tänk på: Anonymisera alltid och kontrollera resultatet.
Ärendehandläggning och beslutsunderlag
AI kan hjälpa dig formulera och strukturera texter i ärenden – men du bär alltid det fulla ansvaret för bedömningen.
Tänk på: Verifiera all information. AI kan ha fel.
Dokumentera när AI påverkar ett beslut
Om AI-stöd har haft väsentlig påverkan på ett ärende eller en bedömning ska det framgå av handläggningsdokumentationen. Anteckna vilket verktyg som användes och hur du granskade och justerade resultatet. Detta gäller i synnerhet i högriskärenden som biståndsbedömningar, tillståndsärenden och personalärenden.
Tänk på: Den enskilde har rätt att förstå och ifrågasätta grunden för ett beslut – "algoritmen sa så" räcker inte som motivering.
Kommunikation riktad till invånare
AI kan hjälpa dig formulera texter – men du måste granska allt noggrant innan det skickas eller publiceras.
Tänk på: Kommunen är alltid avsändare, inte AI.
Analysera anonymiserat material
Om enkätsvar eller synpunkter är korrekt anonymiserade kan AI användas för analys och mönsterigenkänning.
Tänk på: Kontrollera att materialet verkligen är anonymt.
Extern kommunikation med AI-stöd – märk det tydligt
Om du publicerar eller skickar ut innehåll till invånare eller externa parter som är framtaget med väsentligt AI-stöd ska det framgå. Kommunen ska alltid kunna stå bakom budskapet, och mottagaren har rätt att veta hur det skapades.
Tänk på: Transparenskravet gäller externt riktad AI-användning. Det är inte ett krav att redovisa intern AI-hjälp, men en god princip.
AI-genererat innehåll kan vara allmänna handlingar
Om du använder AI för att ta fram ett beslutsunderlag, tjänsteskrivelse eller annat dokument i ett ärende kan det räknas som en allmän handling och behöva diarieföras. Tänk på detta redan innan du börjar.
Tänk på: Kontakta registrator om du är osäker på om ett AI-genererat dokument ska diarieföras.
Undvik
Dessa användningsområden är inte tillåtna eftersom de kan bryta mot GDPR, offentlighets- och sekretesslagen eller interna krav på säker hantering.
Mata in personuppgifter
Namn, personnummer, adresser, hälsouppgifter eller andra uppgifter som kan kopplas till en enskild individ.
Varför: Bryter mot GDPR. AI-verktyg kan lagra och lära sig av det du skriver.
Dela sekretessbelagd information
Ärenden om enskilda, ekonomisk information, upphandlingsunderlag eller säkerhetskänsliga uppgifter av något slag.
Varför: Bryter mot offentlighets- och sekretesslagen.
Låta AI fatta beslut med rättsliga följder
AI får aldrig fatta beslut som påverkar enskilda personers rättigheter eller skyldigheter – exempelvis beslut om bistånd, tillstånd eller sanktioner. Mänsklig kontroll och ansvar krävs alltid, och beslutet måste kunna motiveras av en tjänsteperson.
Varför: EU:s AI-förordning och förvaltningslagen kräver mänsklig kontroll vid automatiserat beslutsfattande med rättsliga följder.
Dela inloggningsuppgifter eller systemdata
Lösenord, API-nycklar, intern systemdokumentation eller uppgifter om kommunens IT-infrastruktur.
Varför: Allvarlig säkerhetsrisk för kommunen.
Publicera AI-genererat innehåll utan källkritisk granskning
AI kan skapa övertygande men felaktig information – så kallad hallucination. Det gäller fakta, lagstiftning, citat och statistik. Att publicera ogranskat AI-innehåll i kommunens namn kan sprida desinformation och skada förtroendet för verksamheten.
Varför: Kommunen är alltid ansvarig avsändare. Granska alltid fakta, källhänvisningar och juridiska påståenden mot primärkällor innan du publicerar.
Är det okej att använda AI här?
När du har gått igenom exemplen ovan kan du testa en situation här. Svara på några frågor och få en enkel vägledning. Resultatet är inte ett formellt beslut, utan ett stöd för att tänka rätt innan du använder AI i arbetet.
Osäker på vad som gäller?
Kontakta digitaliseringsansvarig om du är osäker på om en specifik situation är okej.